Stappenplan voor het vinden van de perfecte locatie voor jouw evenement - Te Werve
  • KASTEEL DE

    HOOGE VUURSCHE

    BAARN

  • LANDGOED

    TE WERVE

    RIJSWIJK

  • TE WERVE

    BUITEN

    RIJSWIJK

Een stappenplan voor het vinden van de perfecte locatie voor jouw evenement

Het selecteren van de juiste locatie is een belangrijke stap om het succes van elk evenement te waarborgen, of het nu gaat om een zakelijk congres, bedrijfsfeest of brainstorm. De locatie bepaalt de sfeer en vormt het decor voor jouw evenement, dus het is essentieel om de juiste keuze te maken. Om je te helpen de perfecte locatie te vinden, hebben wij een stappenplan voor je samengesteld.

1. Definieer de behoeften van jouw evenement
Begin met het duidelijk omschrijven van de vereisten van jouw evenement. Denk aan het type evenement, doestelling,  het aantal aanwezigen, de datum en de duur. Overweeg technische behoeften zoals audiovisuele apparatuur en verlichting. Een duidelijk inzicht van wat je nodig hebt, zal je zoektocht vergemakkelijken.

2. Bepaal je budget
Bepaal een budget dat niet alleen de kosten van de locatie omvat, maar ook andere uitgaven zoals catering, aankleding en vervoer. Houd je aan dit budget om ervoor te zorgen dat je genoeg middelen overhoudt voor andere aspecten van het evenement.

3. Bepaal de locatie
Kies een locatie die handig is voor jouw aanwezigen. Overweeg factoren zoals bereikbaarheid, parkeren, nabijheid van OV en de afstand tot belangrijke accommodaties. De locatie moet aansluiten bij de wensen van jouw gasten.

4. Onderzoek de mogelijke locaties
Begin met het onderzoeken van mogelijke locaties die overeenkomen met de behoeften van jouw evenement en de locatiecriteria. Maak gebruik van online locatiegidsen, evenementplanningsplatforms en aanbevelingen van collega’s of vrienden. Maak een lijst met opties om te vergelijken.

 

 

5. Bezoek potentiële locaties
Plan bezoeken aan de geselecteerde locaties. Deze stap is essentieel om een eerste indruk van de ruimte te krijgen. Let op aspecten zoals de indeling, grootte, buiten mogelijkheden, sfeer en algehele staat. Maak aantekeningen van mogelijke problemen of beperkingen die van invloed kunnen zijn op jouw evenement.

6. Check voorzieningen en diensten
Evalueer de voorzieningen en diensten die elke locatie biedt. Bieden ze catering, audiovisuele apparatuur en personeel? Deze aanvullende diensten kunnen je tijd en moeite besparen en zorgen voor een soepelere uitvoering van het evenement.

7. Bekijk eerdere evenementen
Informeer, als het mogelijk is, naar eerdere evenementen die op de locatie zijn gehouden. Dit kan je inzicht geven in de mogelijkheden van de locatie, de flexibiliteit en hoe goed het voldoet aan de behoeften van jouw evenement.

8. Controleer beoordelingen en referenties
Zoek naar beoordelingen en reviews van andere evenementorganisatoren die de locatie hebben gebruikt. Positieve feedback kan geruststellend werken, terwijl eventuele negatieve beoordelingen mogelijke problemen kunnen benadrukken waar je op moet letten.

9. Offerte aanvraag
Zodra je een voorkeurslocatie hebt gekozen, bespreek je de voorwaarden voor de offerte. Let op details zoals locatiehuur, betalingsschema’s en annuleringsvoorwaarden.

10. Bevestig de locatie
Zodra alle details zijn overeengekomen, bevestig je de locatie door het contract te ondertekenen en de noodzakelijke betalingen te doen. Dit zorgt ervoor dat jouw gekozen locatie is gereserveerd voor de datum van jouw evenement.

Het vinden van de juiste locatie is een belangrijke stap bij het organiseren van een succesvol evenement. Door deze stappen te volgen en de tijd te nemen om opties te onderzoeken, te bezoeken en te vergelijken, kun je met vertrouwen een locatie kiezen die aansluit bij de visie van jouw evenement en voldoet aan de behoeften van de aanwezigen. Door te kiezen voor de juiste locatie zet je de toon voor een onvergetelijke ervaring!

fa-check

Rustig gelegen op een besloten landgoed van 26 hectare vlakbij Den Haag

fa-check

Gratis parkeren op eigen terrein en dichtbij snelwegen

fa-check

De lunch is een feesttje!