Meer informatie? Neem contact met ons op of bel ons op 070 - 41 52 185

Monumentale locaties voor evenementen Landgoed te Werve Kasteel De Hooge Vuursche Te Werve Buiten De Lindenhof

  • visual
    • Flex-tent met alle voorzieningen
    • Volledig verzorgd door enthousiast team
    • Hippe buitenlocatie in de Randstad
    • Gratis parkeren op eigen terrein
    Download hier de brochure

Handige tips voor vleugje festival

Handige tips voor vleugje festival

Op dit moment zijn er meer festivals dan ooit. De meest succesvolle titels zijn binnen een week uitverkocht. Wat zijn de succesfactoren? Hoe kun je een vleugje festival toevoegen aan de zakelijke bijeenkomsten die je organiseert?

13 tips voor een succesvol event in festivalsfeer
Op maandag 12 september kwamen organisatoren van zakelijke evenementen samen op Landgoed Te Werve Buiten in Rijswijk. Met elkaar praatten ze over dé succesfactoren voor het organiseren van een evenement in festivalsfeer. Festivals zijn er op dit moment namelijk meer dan ooit. De meest succesvolle titels zijn zelfs binnen een week uitverkocht. Hoe kun je een vleugje festival toevoegen aan je eigen zakelijke bijeenkomst? Zo'n honderd organisatoren deelden hun praktische tips. De dertien beste tips lees je hier.

Unieke relax-plek aan het water en midden in de natuur
De zon schijnt. De thermometer geeft meer dan 30 graden aan. En de deelnemers zitten in een prachtige open flextent aan het water. Een zomers decor voor een bijzondere dag. Te Werve Buiten is sinds deze zomer de nieuwste aanwinst en unieke buitenlocatie van Event Company. Vanaf het voorjaar tot en met de herfst kunnen gasten gebruik maken van deze flinke open flextent met verbouwde containerbar en luxe voorzieningen. Mirco Cuppens van Event Company: ‘Wie hier aankomt stapt direct een ontspannen sfeer binnen. Deze unieke relax-plek midden in de natuur en aan het water ademt rust en vrijheid uit. Ik had me geen betere dag dan vandaag kunnen bedenken om deze sfeer aan onze gasten over te brengen.”

Het evenement dat niemand wilt missen’
Erik Peekel, schrijver van het boek ‘Het evenement dat niemand wilt missen’ en dagvoorzitter van dit event, opent de bijeenkomst. Vandaag gaan we verkennen wat we kunnen leren van de succesfactoren uit de festivalwereld. En krijgen we een antwoord op de vraag hoe we zakelijke bijeenkomsten verrassend en/of inspirerend kunnen maken.

Niche-events en ‘boutique festivals’
De eerste spreker in het programma is Jan Maarten Hartong, oprichter van The School of House, het educatieplatform van de dance industrie. Vol passie zet Jan Maarten zijn inzichten op een rij: “Als je kijkt naar de ontwikkeling van dance-muziek, dan zie je subculturen ontstaan. Mensen voelen zich verbonden met elkaar, men zoekt elkaar op evenementen en festivals op. Succesvolle festivals zijn niet altijd grootschalig. In de festivalwereld ontstaan populaire ‘boutique festivals’. Die zijn heel zorgvuldig afgestemd op een nauwkeurig omschreven doelgroep. Zo is er bijvoorbeeld het Bacchus festival voor wijnliefhebbers. Gelijkgestemden drinken bijzondere wijnen in een passende omgeving met live muziek.”

Superbrainstorm
Aansluitend gaan de deelnemers aan de slag in de Superbrainstorm van Erik Peekel (Aaaaha! the Actor Factory). In groepjes van vier slaan ze de brug naar de eigen praktijk: Hoe kun je een vleugje festival toevoegen aan de evenementen die je zelf organiseert?

De top 13 tips van deze collectieve brainstorm:


1. Laat deelnemers los. Organiseer het niet te strak en zet de catering ook in tijdens keuzesessies. In plaats van een sessie te volgen kan men dan ongedwongen met elkaar in gesprek gaan.


2. Laat deelnemers ter plekke hun keuzesessies kiezen. Je kunt entreekaartjes maken om er zeker van te zijn dat je voldoende plek hebt per sessie. Als de kaartjes op zijn dan zit die sessie vol. Om een verrassingselement toe te voegen kun je een ‘rad van avontuur’ neerzetten. Zo kan je het lot laten beslissen over de sessiekeuze.


3. Betrek jonge, geïnspireerde mensen bij de creatie van je evenement.


4. Stem je programma goed af op de deelnemers. Verdiep je in de deelnemers en bel er vooraf een paar op. Vraag wat ze van het programma verwachten en waar ze tegen aanlopen.


5. De beste programmaonderdelen hoeven niet vakinhoudelijk te zijn. Op een congres voor verpleegkundigen kan een spreker over bijvoorbeeld ‘de kracht van overtuigen’ goed aansluiten op de belangstelling van de deelnemers. Sprekers uit een totaal andere branche kunnen inspireren vanuit een verrassende invalshoek.


6. Zorg voor een afwisselende programmering met interactie, zaalwisselingen, acteurs, energizers, virtual reality en acts.


7. Organiseer vooraf een bijeenkomst voor sprekers en sessieleiders. Vraag hen om de deelnemers actief te betrekken en draag als voorbeeld een aantal werkvormen aan.


8. Maak een kwartier vrij voor interactie tussen deelnemers aan het begin van het programma.


9. De setting waarin je mensen plaatst is heel belangrijk, dus geen standaard theateropstelling. Creëer een andere sfeer met de juiste aankleding en decoratie. Gebruik eens losse zitjes of krukjes.


10. Foodtrucks, picknicktafels op groen kleed, barista, ballonnen, sessies in tipi-tenten en een DJ bij de borrel.


11. Gebruik live muziek, als omlijsting van het plenaire programma, ook als inloop- en uitloopmuziek.


12. Voeg ook beleving toe aan het voor- en natraject, bijvoorbeeld met een goede aftermovie. Je kunt ook een vlogger inzetten.


13. Laat de hele dag samenvatten door de tekenaars van het Wandverslag, zij vullen een groot paneel met quotes en illustraties.

Het nut van data-analyse tijdens zakelijke bijeenkomsten
Roger Olivieira sluit het programma af. Met zijn platform Sound.nl helpt hij festival-organisatoren om betere beslissingen te nemen. Camera’s en sensoren verzamelen data over individuele bezoekers. Langs welke route bezoeken zij het festival? Op welke plekken besteden zij de meeste tijd? Op basis van deze gegevens kun je voorkomen dat bezoekers lang in de rij staan. Ook kun je de programmering beter afstemmen op het publiek.
Roger laat zien hoe je data-analyse kunt toepassen voor zakelijke bijeenkomsten. Met de online tool Crystal Knows kun je je genodigdenlijst analyseren. Je ziet dan per genodigde welke communicatiestijl de meeste kans van slagen heeft. De één ontvangt graag een bondige uitnodiging en een ander ontvangt het liefst direct alle detailinformatie. Met behulp van deze tool kun je verschillende typen genodigden benaderen op de manier die het beste resultaat zal geven.

Bel mij

Heeft u een vraag? Klik op onderstaande button en wij nemen contact met u op. U kunt ook zelf bellen met: 070-41 52 185.

Contact

Maak kennis met ons salesteam

U kunt voor al uw vragen contact opnemen met ons salesteam.

Salesteam